Alza für Unternehmen – Wie Sie Personen bevollmächtigen und mehrere Profile unter einem Konto verwalten

Aktualisiert 4. September 2024 • Autor: Redaktion

Lösen Sie als Manager oder Unternehmensinhaber, wie Sie Einkäufe für Ihr Unternehmen bei Alza effizienter verwalten können, ohne jeden Kauf genehmigen zu müssen? Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter können eigenständig einkaufen, während Sie weiterhin jede Bestellung im Blick behalten. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, verschiedenen Nutzern je nach deren Rolle entsprechende Rechte zuzuweisen. Diese Funktion ermöglicht eine einfache Delegierung von Einkäufen, ohne die Kontrolle zu verlieren. Welche Lösung ist für Sie am besten geeignet und wie richten Sie alles in Ihrem Firmenprofil ein? Erfahren Sie in den folgenden Abschnitten mehr.

Alza für Unternehmen

Bevollmächtigung von Personen und Verwaltung mehrerer Profile – INHALT

Bestellungen über bevollmächtigte Personen
Bestellungen auf unterschiedlichen vollwertigen Konten
Welche Lösung ist für Sie am besten geeignet?

Bestellungen über bevollmächtigte Personen

Einkäufe über eine bevollmächtigte Person erleichtern Ihnen die Beschaffung. In dieser Variante können mehrere Mitarbeiter auf ein Kundenkonto zugreifen, wobei jeder eigene Zugangsdaten hat. Technisch gesehen handelt es sich jedoch immer noch um ein Konto, bei dem die Bestell- und Rechnungsverläufe geteilt werden. Zu den Hauptvorteilen gehört die Möglichkeit, dass der Einkäufer in alle mit diesem Konto verbundenen Aufträge einsehen kann. Gleichzeitig können Sie den einzelnen Nutzern eingeschränkte Rechte zuweisen. So kann beispielsweise die Buchhaltungsabteilung nur Zugriff auf Rechnungen haben, jedoch keine Einkäufe tätigen.

Welche Aktivitäten eine bevollmächtigte Person durchführen kann:

Einkaufen und Ware entgegennehmen.
Reklamationen einreichen,
in Vertretung des Geschäftsführers Bargeld entgegennehmen.

Welche Aktivitäten eine bevollmächtigte Person nicht durchführen kann:

Ihre Rechnungsdaten ändern und mit anderen einkaufen,
Ihre gespeicherten Zahlungsmethoden löschen.

Vorteile und Nachteile des Einkaufs über bevollmächtigte Personen

Es ist nicht nötig, ein Login mit mehreren Nutzern zu teilen (jeder hat seine eigenen Anmeldedaten),
Berechtigungen können unterschiedlich vergeben werden (z. B. darf jemand keine Einkäufe tätigen),
Für den Kauf auf Rechnung wird ein einheitliches Kreditlimit geteilt,
Bei einem Wechsel des Einkäufers kann dieser einfach als bevollmächtigte Person entfernt werden.

Es gibt nur einen gemeinsamen Warenkorb,
Es ist nicht möglich, die Bestellungen einzuschränken (alle sehen alle Einkäufe).

Bestellungen auf unterschiedliche vollwertige Konten

Wir bieten Unternehmen auch die Möglichkeit, mehrere nicht verknüpfte Kundenregistrierungen auf eine Identifikationsnummer (IČO - Steuer-ID) zu verwenden. Wenn Sie möchten, dass Personen, die bei uns einkaufen, ihre Bestellungen nicht untereinander einsehen oder ihren Warenkorb nicht teilen, kann jeder Einkäufer ein separates vollwertiges Konto bei Alza haben.

Was die Preisstaffelung nach Umsatz betrifft, funktioniert das weiterhin gleich. Je nachdem, wie viel das Unternehmen im letzten gleitenden Jahr bei uns gekauft hat, wird eine bessere Preisstufe zugewiesen. Dieser Wert wird nach der IČO (Steuer-ID) -Registrierung berechnet. Wenn Sie beispielsweise zwei Registrierungen auf dasselbe IČO (Steuer-ID) haben, werden die Umsätze für eine bessere Preisstaffelung zusammengerechnet. Somit genießen Sie bessere Preise, egal ob Sie das Konzept der bevollmächtigten Personen oder mehrere vollwertige Kundenkonten nutzen.

Vorteile und Nachteile des Einkaufs über unterschiedliche Konten

Getrennte Warenkörbe – mehrere Personen können Artikel auswählen, was besonders vorteilhaft ist, wenn häufig eingekauft wird oder wenn mehrere Personen längere Zeit Waren in ihren Warenkorb legen, bevor die Bestellung abgeschlossen wird,
getrennte Bestell- und Rechnungshistorien.

Abgänge von Mitarbeitern müssen stärker überwacht und gegebenenfalls mit unserem Vertriebsteam geregelt werden,
die Kreditvergabe für den Einkauf auf Rechnung erfolgt pro Konto (was zu einem insgesamt gleichen Limit führt, das auf die einzelnen Registrierungen aufgeteilt wird).

Welche Lösung ist für Sie am besten geeignet?

Für kleine und mittelständische Unternehmen, die einen Überblick über alle Einkäufe an einem Ort haben und gleichzeitig Zugriffsrechte einfach verwalten möchten, ist die Nutzung bevollmächtigter Personen die ideale Lösung. Mitarbeiter können eigene Anmeldedaten für ein Konto haben (z. B. um einen Einkauf vorzubereiten), aber nur der Manager oder andere ausgewählte Personen können die Einkäufe abschließen. Diese Lösung ist ideal für Unternehmen, die Einfachheit und eine zentralisierte Übersicht über Einkäufe suchen.

Die Einrichtung bevollmächtigter Personen finden Sie in Ihrem Alza-Konto im Bereich „Mein Konto“ und wählen Sie „Bevollmächtigte Personen“.

Im Gegensatz dazu ist für größere Unternehmen, bei denen der Einkaufsprozess autonomer sein muss, der Einkauf über mehrere vollwertige Konten die bessere Wahl. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Konto, einen getrennten Warenkorb und Einkäufe, ohne Einblick in die Rechnungen der anderen. Diese Lösung ist ideal für Unternehmen, die mehr Verantwortung von den einzelnen Einkäufern und regelmäßige, häufige Einkäufe verlangen.

Die Einkäufe bei Alza sind daher ganz einfach, und bald werden wir auch eine einfachere Umschaltung zwischen Konten einführen – was die Einkäufe bei Alza besonders für diejenigen erleichtert, die beruflich auf Alza für das Unternehmen einkaufen, aber normalerweise beispielsweise in der mobilen App mit ihrem privaten Konto angemeldet sind. Wenn Sie wissen möchten, welche weiteren Funktionen wir Unternehmen anbieten, lesen Sie unseren früheren Artikel.