Alza für Firmen – wie Sie Personen bevollmächtigen und mehrere Profile unter einem Konto verwalten

Aktualisiert 22. Februar 2026 • Autor: Redaktion

Sie überlegen als Managerin, Manager oder Firmeninhaber, wie Sie Ihre Unternehmenseinkäufe bei Alza effizienter verwalten können, ohne jede Bestellung einzeln genehmigen zu müssen? Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeitenden könnten selbst einkaufen, während Sie dennoch den Überblick über jede Bestellung behalten. Zudem haben Sie die Möglichkeit, einzelnen Nutzerinnen und Nutzern Rechte entsprechend ihrer Rolle zuzuweisen. Diese Funktion ermöglicht eine einfache Delegation von Einkäufen, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren. Welches Vorgehen für Sie am besten geeignet ist und wie Sie alles in Ihrem Firmenprofil einrichten, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Alza für Firmen

Bevollmächtigte Personen und Verwaltung mehrerer Profile – INHALT

Bestellungen über bevollmächtigte Personen
Bestellungen über verschiedene vollwertige Konten
Welche Lösung ist für Sie am besten geeignet?

Bestellungen über bevollmächtigte Personen

Das Einkaufen über eine bevollmächtigte Person erleichtert Ihnen die Einkaufsverwaltung. In dieser Variante können mehrere Mitarbeitende auf ein einziges Kundenkonto zugreifen, wobei jede Person eigene Anmeldedaten besitzt. Technisch handelt es sich jedoch weiterhin um ein einziges Konto mit gemeinsamem Bestell- und Rechnungsarchiv. Zu den wichtigsten Vorteilen zählt, dass die Einkaufsabteilung alle Bestellungen einsehen kann, während Sie einzelnen Nutzenden eingeschränkte Rechte zuweisen können. Beispielsweise kann die Buchhaltung Zugriff nur auf Rechnungen erhalten, ohne die Möglichkeit, Bestellungen durchzuführen.

Welche Aktivitäten eine bevollmächtigte Person durchführen kann:

Waren einkaufen und abholen,
Reklamationen anlegen,
Bargeld im Namen der Geschäftsführung entgegennehmen.

Welche Aktivitäten eine bevollmächtigte Person nicht durchführen kann:

Ihre Rechnungsdaten ändern oder mit anderen Daten einkaufen,
Ihre gespeicherten Zahlungskarten löschen.

Vor- und Nachteile des Einkaufs über bevollmächtigte Personen

Es ist nicht notwendig, ein einziges Login zwischen mehreren Nutzenden zu teilen (jede Person hat eigene Zugangsdaten),
unterschiedliche Berechtigungen können vergeben werden (z. B. keine Einkaufsberechtigung),
für den Einkauf auf Rechnung gilt ein gemeinsamer Kreditrahmen,
bei einem Wechsel in der Einkaufsabteilung kann die bevollmächtigte Person einfach entfernt werden.

Es gibt nur einen gemeinsamen Warenkorb,
die Anzeige von Bestellungen lässt sich nicht einschränken (alle sehen alle Einkäufe).

Bestellungen über verschiedene vollwertige Konten

Unternehmen bieten wir auch die Möglichkeit, mehrere voneinander unabhängige Kundenkonten unter einer einzigen Unternehmensnummer zu nutzen. Wenn Sie benötigen, dass Personen, die bei uns einkaufen, ihre Bestellungen gegenseitig nicht sehen oder keinen gemeinsamen Warenkorb haben, kann jede einkaufende Person ein eigenes, vollwertiges Alza-Konto verwenden.

Hinsichtlich der Preisstufen nach Umsatz bleibt alles unverändert. Je nachdem, wie viel das Unternehmen im letzten gleitenden Jahr eingekauft hat, wird eine bessere Preisstufe zugeteilt. Dieser Wert wird anhand der Unternehmensnummer berechnet. Wenn Sie beispielsweise zwei Registrierungen unter derselben Unternehmensnummer haben, werden die Umsätze für die bessere Preisstufe addiert. Sie profitieren also unabhängig davon, ob Sie das Modell der bevollmächtigten Personen oder mehrere vollwertige Kundenkonten nutzen.

Vor- und Nachteile des Einkaufs über unterschiedliche Konten

Getrennte Warenkörbe – mehrere Personen können gleichzeitig Produkte auswählen; besonders vorteilhaft, wenn viele häufig einkaufen oder wenn Bestellungen über längere Zeit vorbereitet werden,
getrennte Bestell- und Rechnungshistorie.

Beim Ausscheiden von Mitarbeitenden müssen Konten stärker überwacht und gegebenenfalls mit unserem Vertriebsteam gelöst werden,
die Kreditvergabe für den Rechnungskauf wird pro Konto festgelegt (was insgesamt zu demselben Gesamtlimit führt, das auf mehrere Registrierungen verteilt wird).

Welche Lösung ist für Sie am besten geeignet?

Für kleine und mittelgroße Unternehmen, die alle Einkäufe an einem Ort überblicken und gleichzeitig Zugriffsrechte einfach verwalten möchten, eignet sich die Nutzung bevollmächtigter Personen ideal. Mitarbeitende können eigene Zugangsdaten zu einem gemeinsamen Konto nutzen (sie können beispielsweise einen Einkauf vorbereiten), aber nur die Geschäftsführung oder ausgewählte Personen können Bestellungen abschließen. Diese Lösung ist ideal für Unternehmen, die Einfachheit und zentrale Übersicht bevorzugen.

Die Einstellungen für bevollmächtigte Personen finden Sie in Ihrem Alza-Konto unter „Mein Konto“ im Bereich „Bevollmächtigte Personen“.

Für größere Unternehmen, in denen die Einkaufsprozesse stärker autonom funktionieren müssen, ist die Nutzung mehrerer vollwertiger Konten die bessere Wahl. Jede Person hat ihr eigenes Konto, ihren eigenen Warenkorb und ihre eigene Einkaufshistorie, ohne Einblick in die Daten anderer. Diese Lösung ist ideal für Betriebe mit höherer Eigenverantwortung einzelner Einkäufer und regelmäßigem, häufigem Einkaufsbedarf.

Das Einkaufen bei Alza ist daher ganz unkompliziert und bald starten wir außerdem ein noch einfacheres Umschalten zwischen Konten – besonders praktisch für Personen, die geschäftlich über ein Firmenkonto einkaufen, aber in der mobilen App üblicherweise privat angemeldet sind. Wenn Sie erfahren möchten, welche weiteren Funktionen wir Unternehmen anbieten, lesen Sie unseren früheren Artikel.